La mediana empresa enfrenta muchas tareas. Hay una fuerte competencia y una demanda creciente de productos personalizados. Además, se exige un tiempo de entrega rápido, lo que obliga a las empresas a mejorar constantemente sus procesos. La digitalización es la clave. Sin embargo, surge la pregunta: ¿qué aporta realmente la digitalización? ¿Vale la pena?
Al digitalizar los procesos y operaciones, se obtienen muchos beneficios: las empresas ahorran tiempo, cometen menos errores y pueden hacer más gracias a la mejora en sus procesos. Un sistema de gestión de inventario digitalizado, por ejemplo, puede supervisar existencias en tiempo real, reducir faltantes y automatizar el proceso de pedido, lo que lleva a ahorrar costos y a una mejor disponibilidad de productos.
Éxito digital: medir genera conocimiento
Pero, antes de llegar a este punto, es necesario establecer algunas bases. Primero: el éxito debe ser medible, y para ello ayudan indicadores claros (KPIs). Al definir y supervisar estos KPIs, como la “duración del procesamiento de pedidos” o el “número de devoluciones en la logística”, las medidas se vuelven transparentes. Un análisis sistemático de estos datos no solo permite reconocer el valor de la digitalización, sino también hacer ajustes específicos.
De lo pequeño a lo grande: avanzar paso a paso
Cuando se habla de digitalización, muchos piensan en grandes inversiones. Sin embargo, a menudo es más seguro y eficiente avanzar paso a paso. Así, las empresas pueden beneficiarse de inmediato y utilizar esos beneficios para financiar las siguientes fases. Una empresa, por ejemplo, podría empezar digitalizando la contabilidad y luego reinvertir los ahorros en un nuevo sistema digital para el inventario. Este enfoque permite mejoras continuas y ayuda a reducir riesgos.
El proyecto se financia a sí mismo
Un aspecto importante al implementar la digitalización es la financiación. Las empresas pueden estimar el ROI (retorno de inversión) calculando las mejoras de eficiencia y los ahorros en costos esperados. La clave es hacer que el impacto de cada medida sea transparente y medible, aunque esto a veces sea complejo. Partiendo de la premisa de que una medida debe impactar en los KPIs ya existentes en la planta, el enfoque va desde el análisis global de los KPIs hasta su aplicación específica.
De esta manera, se pueden evaluar los KPIs en un nivel superior y ver cómo cambian después de implementar cada medida. Factores como la reducción de errores, tiempos de procesamiento más rápidos o menores costos de inventario pueden ayudar a medir la rentabilidad al comparar estos ahorros con los costos de inversión de cada medida. Esto facilita la toma de decisiones y sienta una base para futuras inversiones.
Ágil y flexible: un camino rápido y seguro hacia el éxito de la digitalización
Los métodos de gestión ágil permiten avanzar en la digitalización paso a paso, de forma personalizada. Conceptos como Scrum o Kanban fomentan la flexibilidad y ayudan a las empresas a adaptarse rápidamente a las condiciones del mercado y a las demandas de los clientes. Las tareas complejas se dividen en unidades manejables, permitiendo que los equipos trabajen en “sprints” eficientes. Esto da como resultado más logros en menos tiempo y mayor flexibilidad para satisfacer las necesidades del proyecto.
Digitalización: personas y máquinas trabajando juntas
La digitalización va más allá de la tecnología; implica un cambio cultural en la empresa. Por ello, el personal desempeña un papel fundamental en este proceso. Deben adquirir conocimientos y habilidades para usar herramientas digitales, comprender su importancia, ver los beneficios y participar activamente en el proceso. Con una comunicación activa y oportunidades de formación, retroalimentación y participación, los empleados se convierten en el motor del cambio.
Seguridad y protección de datos en el ciberespacio
Pero, como ocurre con todas las oportunidades, también existen riesgos. La digitalización plantea requisitos especiales en cuanto a seguridad informática y protección de datos. Cuanto más conectada esté la empresa, más importante es la ciberseguridad. Un enfoque de 360° considera tanto los aspectos técnicos como los culturales de la digitalización. Incluye fuertes medidas de protección de componentes y sistemas, y también integra al personal en el sistema de seguridad. Esto incluye capacitaciones regulares y concienciación sobre los riesgos, pues los empleados son la primera línea de defensa contra muchas amenazas. Es importante tener un enfoque proactivo en seguridad y protección de datos para el éxito a largo plazo en un mundo digital.
Digitalización: primero la idea, luego los bytes
Un enfoque planificado y gradual en la implementación de soluciones digitales, apoyado en KPIs claros, métodos ágiles y una base sólida de financiación, permite un avance constante y cuidadoso en la transformación. Incluso si la digitalización no siempre da lugar a acciones concretas, sigue siendo valiosa, ya que implica repensar estrategias y modelos de negocio. La digitalización va más allá de los aspectos técnicos de los procesos, máquinas y sistemas de seguridad; también implica un cambio profundo en las estructuras y culturas empresariales.
Fieles al lema “La forma sigue a la función”, la industria de hoy sigue el principio “Primero la mentalidad, luego la máquina: ¡piénsalo y luego conéctalo!”
Lista de verificación: Digitalización en la mediana empresa – paso a paso
- Análisis de la situación actual: Verifique en qué punto se encuentra su empresa en términos de digitalización. ¿Qué procesos ya están digitalizados y cuáles ofrecen potencial?
- Establezca prioridades: Antes de empezar, identifique las áreas con mayor potencial de mejora a través de la digitalización. Un buen punto de partida puede ser un departamento con muchos procesos manuales o altas tasas de error.
- Establezca KPIs claros: Defina lo que desea lograr con la digitalización, ya sea tiempos de procesamiento más rápidos, menores errores o mayor satisfacción del cliente.
- Capacitación y formación continua: Invierta en la capacitación de su personal. Cuanto mejor dominen las herramientas digitales, más eficiente será la implementación.
- Fomentar la comunicación: Fomente una comunicación abierta sobre el proceso de digitalización. La retroalimentación del personal puede proporcionar valiosas ideas para la optimización.
- Desarrollar un concepto de seguridad: Antes de comenzar, asegúrese de que su concepto de seguridad esté actualizado. Esto incluye tanto soluciones técnicas como capacitaciones para el personal.
- Usar métodos ágiles: Implementar de manera colaborativa y rápida permite aprender y adaptarse rápidamente. Considere si métodos como Scrum o Kanban son adecuados para su proyecto.
- Enfoque iterativo: Comience con proyectos pequeños y utilice sus éxitos para financiar iniciativas más grandes. Esto minimiza riesgos y crea una base para el desarrollo continuo.
¡Estamos aquí para asesorarle!
Nuestros expertos en digitalización estarán encantados de hablar con usted sobre sus desafíos específicos. Siguiendo el lema: “Piensa en grande, empieza en pequeño”. Juntos evaluaremos cuidadosamente sus necesidades y le mostraremos dónde puede encontrar un punto de partida útil para aumentar la sostenibilidad y productividad.
