Las medianas empresas a nivel mundial tienen muchas tareas. Existe una fuerte competencia y una creciente demanda de productos personalizados. Además, se requiere un tiempo de entrega rápido. Esto empuja a las empresas a mejorar constantemente sus procesos. La digitalización es la clave. Pero la pregunta es: ¿Qué aporta realmente la digitalización? ¿Vale la pena?
La digitalización de los procesos y operaciones empresariales ofrece muchas ventajas: las empresas ahorran tiempo, cometen menos errores y pueden hacer más gracias a procesos mejorados. Un sistema digitalizado de gestión de almacenes, por ejemplo, puede monitorear los inventarios en tiempo real, reducir la escasez de productos y automatizar el proceso de pedidos. Esto conduce a ahorros de costos y mejor disponibilidad de productos.
Éxito digital: Medir genera conocimiento
Sin embargo, antes de que esto pueda suceder, se deben establecer algunos fundamentos. Primero: el éxito debe ser medible. Los indicadores claros (KPIs) son útiles. Al definir y monitorear estos KPIs, como «duración del procesamiento de pedidos» o «número de devoluciones en logística», las medidas se vuelven transparentes. Una evaluación sistemática de estos datos no solo permite reconocer el valor de la digitalización, sino también realizar ajustes específicos.
De lo pequeño a lo grande: Avanzar paso a paso
Cuando se trata de digitalización, muchos piensan en grandes inversiones. Pero a menudo es más elegante y seguro avanzar paso a paso. Así, las empresas pueden beneficiarse de las ventajas desde el principio, lo que ayuda a financiar las siguientes medidas. Una empresa podría comenzar digitalizando la contabilidad. El dinero ahorrado podría invertirse luego en un nuevo ámbito, quizás un sistema digital de gestión de almacenes. Este enfoque ayuda a realizar mejoras continuas y a evitar riesgos.
El proyecto se financia por sí mismo
Un punto importante en la introducción de la digitalización es la financiación. Las empresas pueden estimar el ROI (retorno de la inversión) calculando los aumentos de eficiencia y ahorros de costos esperados. La dificultad radica en hacer transparente y medible el impacto de cada medida individual. Esto a menudo es difícil o solo posible con gran esfuerzo. Basado en la premisa de que una medida siempre debe impactar en los KPIs ya existentes en la fábrica, el camino va desde la consideración global de los KPIs hasta el nivel de aplicación individual. Así, puede ser útil examinar los KPIs ya existentes a un nivel superior y luego evaluar cómo se comportan después de la implementación de la medida correspondiente.
Factores como la reducción de errores, tiempos de procesamiento más rápidos o costos de almacenamiento reducidos podrían utilizarse para esto. Comparar estos ahorros con los costos de inversión de la medida da una imagen clara de la rentabilidad. Esto facilita la toma de decisiones y también proporciona una base para futuras inversiones.
Ágil y flexible: Más rápido y seguro hacia el éxito en la digitalización
Los métodos de gestión ágiles permiten avanzar paso a paso en la digitalización. Son una manera de llegar al objetivo de manera individual. Conceptos como Scrum o Kanban fomentan la flexibilidad y ayudan a las empresas a adaptarse rápidamente a las condiciones del mercado y a las demandas de los clientes. Esto descompone tareas complejas en unidades pequeñas y manejables, lo que permite a los equipos trabajar en «sprints» eficientes. Se logran más resultados en menos tiempo y hay más flexibilidad para abordar nuevas necesidades del proyecto.
Digitalización: Personas y máquinas trabajando juntas
La digitalización es más que tecnología: es un cambio cultural en la empresa. Por eso, los empleados juegan un papel clave en este proceso. Deben adquirir los conocimientos y habilidades para manejar las herramientas digitales, comprender su importancia, ver sus ventajas e involucrarse activamente en el proceso. Con comunicación activa y espacio para la capacitación, el feedback y la participación, los empleados se convierten en la fuerza impulsora del cambio.
Seguridad y protección de datos en el ciberespacio
Sin embargo, no hay oportunidades sin riesgos. La digitalización plantea requisitos especiales para la seguridad de TI y la protección de datos. Cuanto más conectados estén, más urgente es el tema de la ciberseguridad. Un enfoque efectivo de 360° tiene en cuenta tanto los aspectos técnicos como los culturales de la digitalización. Incluye medidas fuertes para proteger componentes y sistemas, e integra a los empleados en el sistema de seguridad. Esto implica capacitarlos regularmente y sensibilizarlos sobre los riesgos. Ellos son la primera línea de defensa contra muchos tipos de amenazas. Es importante: un enfoque proactivo de la seguridad y protección de datos es un requisito fundamental para el éxito a largo plazo en un mundo digital.
Digitalización: Primero la idea, luego los bytes
Un enfoque reflexivo y gradual para implementar soluciones digitales, respaldado por KPIs claros, métodos ágiles y una base financiera sólida, permite avanzar en la transformación de manera constante y cuidadosa. Incluso si la confrontación con la digitalización no siempre resulta en medidas concretas, vale la pena. Porque lo primero es siempre repensar las estrategias y modelos de negocio. Así, la digitalización va mucho más allá de los aspectos técnicos de los procesos, máquinas y sistemas de seguridad: también implica un cambio profundo en las estructuras y culturas empresariales.
Fiel al lema «la forma sigue a la función», hoy en día en la industria se dice: «Mentalidad antes que máquina: ¡piénsalo, luego conéctalo!»
Lista de verificación: Digitalización en la mediana empresa – Paso a paso
- Análisis del estado actual: Verifique dónde se encuentra su empresa en términos de digitalización. ¿Qué procesos ya están digitalizados y cuáles aún tienen potencial?
- Establezca prioridades: Antes de comenzar, identifique las áreas que prometen el mayor valor agregado a través de la digitalización. Un buen punto de partida podría ser un departamento con muchos procesos manuales o altas tasas de errores.
- Definir KPIs claros: ¿Qué desea lograr con la digitalización? Ya sea un tiempo de procesamiento más rápido, una menor tasa de errores o una mejor satisfacción del cliente, establezca objetivos claros y medibles.
- Capacitación y formación continua: Invierta en la capacitación de sus empleados. Cuanto mejor manejen las herramientas digitales, más eficiente será la implementación.
- Fomentar la comunicación: Fomente la comunicación abierta sobre el proceso de digitalización. El feedback de los empleados puede proporcionar valiosos consejos para optimizaciones.
- Crear un concepto de seguridad: Antes de comenzar, asegúrese de que su concepto de seguridad esté actualizado. Esto incluye tanto soluciones de seguridad técnicas como capacitación para empleados.
- Utilizar métodos ágiles: La implementación rápida y por partes permite aprender y adaptarse rápidamente. Considere si enfoques como Scrum o Kanban son adecuados para su proyecto.
- Enfoque iterativo: Comience con proyectos más pequeños. Use sus éxitos para financiar iniciativas más grandes. Esto minimiza riesgos y crea una base para el desarrollo continuo.
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